Flexibel werken in de cloud? Metropoolregio Eindhoven vertelt

26 - januari, 2017

De verhuizing was voor Metropoolregio Eindhoven een goede gelegenheid om ‘flexwerken’ in te voeren. Simac heeft de IT omgeving geschikt gemaakt voor deze nieuwe manier van werken. 

Medewerkers, voorzien van laptops, kunnen voortaan op elke plek in de regio hun werk doen, informatie is overal digitaal beschikbaar en tegelijkertijd is een kostenbesparing van zo’n 20% gerealiseerd.

Regionale samenwerking

In Zuidoost-Brabant wonen ongeveer 750.000 mensen in een hecht netwerk. De inwoners gebruiken de hele regio en kijken als zij gaan winkelen, werken of recreëren niet naar gemeentegrenzen. Een ‘daily urban system’ heet dat. Daarom werken de 21 gemeenten in deze regio samen om vorm te geven aan de toekomst. De Metropoolregio Eindhoven zal de samenwerking namens deze gemeenten faciliteren, aanjagen, coördineren en uitdragen.

Flexibel werken

“We zijn afgelopen jaar verhuisd naar een ander gebouw,” zegt Jannet Wiggers, directeur. “Die gelegenheid hebben we aangegrepen om na te denken over onze manier van werken. We wilden niet alleen maar vanuit kantoor gaan werken, maar ook meer vanuit de regio. We wilden gaan ‘flexwerken’. Dat betekende dat onze informatie ook op elke plek beschikbaar moest zijn. Verdere digitalisering van deze informatie was daarbij essentieel en onze IT omgeving moest daarop worden aangepast.”

Kostenbesparing

De Metropoolregio Eindhoven heeft deze aanpassing samen met Simac gerealiseerd. Simac heeft vorig jaar de IT systemen van de Metropoolregio Eindhoven gemigreerd naar de cloud en beheert de IT omgeving. “Het doel van het project was tweeledig,” vervolgt Jannet Wiggers. “Enerzijds om te zorgen dat iedereen op elke plek in de regio zijn werk kan doen, maar anderzijds ook simpelweg kostenbesparing. Door de invoering van het flexwerken is aanzienlijk minder kantoorruimte nodig.”

Integratie van omgevingen

De Metropoolregio Eindhoven deelt het kantoor met het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), dat onderdeel uitmaakt van dezelfde organisatie. “Voor de verhuizing was onze organisatie verdeeld over twee locaties,” vult Harm Dovens, projectmanager IT, aan. “We werkten toen nog met twee verschillende cloud-omgevingen en ook twee verschillende IT domeinen. De uitdaging was om daar één geheel van te maken.”

Nauwkeurig draaiboek

“We migreerden vanuit een bestaande omgeving en wilden de overlast voor onze medewerkers zo veel mogelijk beperken”, aldus Harm Dovens. “Vandaar dat we veel aandacht hebben besteed aan de voorbereiding van het project. Samen met de projectleider van Simac hebben we een nauwkeurig draaiboek gemaakt en vervolgens stap voor stap uitgevoerd. We werken inmiddels volledig in de cloud, maken gebruik van laptops met Windows en Office365 en zijn voorzien van smartphones.”

Tevreden medewerkers

“Het resultaat is een omgeving waarbinnen onze medewerkers flexibel kunnen werken,” stelt Jannet Wiggers. “Hun mobiliteit is enorm vergroot en zij zijn ontzettend tevreden over de manier waarop zij nu hun werk kunnen doen. Een ander groot voordeel is dat alle relevante informatie ook voor de aangesloten gemeentes eenvoudiger digitaal beschikbaar is. Bovendien hebben we tegelijkertijd een kostenbesparing van zo’n 20% gerealiseerd.”

Eenvoudig in beheer

“We kijken terug op een succesvol verlopen project,” besluit Harm Dovens. “We zijn overgestapt van vaste werkplekken naar werken vanuit de cloud binnen een stabiele IT omgeving met één IT domein. Vanuit IT perspectief is het allerbelangrijkste dat het beheer een stuk eenvoudiger geworden is. De samenwerking met Simac kenmerkt zich wat mij betreft door flexibiliteit, betrouwbaarheid en een zeer open communicatie. Prettig om mee samen te werken.”

“Het resultaat is een omgeving waarbinnen onze medewerkers flexibel kunnen werken,” stelt Jannet
Wiggers. Bovendien hebben we tegelijkertijd een kostenbesparing van zo’n 20% gerealiseerd.”

Flexibel werken vanuit de cloud met de nieuwste versies, altijd en overal beschikken over uw bedrijfsapplicaties en zelfs onderweg uw e-mail en zakelijke documenten gebruiken. Het klinkt nu heel normaal. Maar werkt u al flexibel uit de cloud? In 5 stappen stomen we uw organisatie, samen met u, klaar voor de digitale werkplek, waarbij flexibel werken centraal staat.

 Benieuwd naar deze 5 stappen? Lees alles over het digitaliseren van de werkplek in onze whitepaper!

 Download het stappenplan hier

 

Lees ook

 

Auteur: Simac Redactie


Foto van flexibel werken in de cloud
Deel deze pagina
   

Geef uw reactie