De online werkplek. Een begrip dat steeds vaker opduikt en met veel beloftes in de markt wordt gezet. Met de online werkplek uit de cloud beschikt u altijd, overal en onafhankelijk van het gebruikte apparaat over dezelfde werkplek met dezelfde mogelijkheden. In dit artikel beschrijven we de belangrijkste zaken waar u rekening mee moet houden bij de keuze voor een online werkplek.
Voor wie is de werkplek uit de cloud?
De eerste belangrijke stap is altijd: analyseren voor wie de online werkplek bedoeld is. Dezelfde werkplek voor iedereen is een concept dat niet meer voldoet. Iedereen een eigen op maat gemaakte werkplek is gezien de kosten en het beheer van de werkplek niet haalbaar. Een goede oplossing is het werken met zogenaamde ‘persona’s’.Een persona is in feite een groep mensen die grotendeels dezelfde kenmerken heeft. Denk aan collega’s die veel onderweg zijn, collega’s die veel in teams samenwerken en collega’s die veel met vertrouwelijke informatie werken. Zo deelt u iedereen in groepen in. Aan de verschillende persona’s kunt u specifieke budgetten en IT-middelen koppelen. Op deze manier ontstaan variaties in werkplekken, blijft de ICT-omgeving overzichtelijk en sluit deze toch aan bij de verschillende werkzaamheden en behoeften van de medewerkers.
Het bepalen van persona’s is een intensief traject dat veelal bestaat uit inventarisatie, interviews en afstemming. Vanuit ervaring adviseren wij de persona’s zo eenvoudig mogelijk te houden zodat medewerkers zich er gemakkelijk in herkennen. Ook adviseren we om het aantal persona’s beperkt te houden in verband met beheerefficiency en investeringen in IT.
Bekend voorbeeld
Online werkplekken bestaan in verschillende varianten. U kunt kiezen voor een enkelvoudige oplossing waarbij volledig transparant toegang wordt verleend vanuit het bedrijfsnetwerk of andere locaties op basis van een internetverbinding. Autorisatie en authenticatie worden centraal geregeld via een web portaal. Het meest bekende voorbeeld van een enkelvoudige oplossing is Microsoft Office 365.
Meer oplossingen kunnen samengevoegd worden in gevallen waar applicaties met elkaar moeten kunnen samenwerken, bijvoorbeeld als rapportages en documenten uit een CRM-omgeving worden opgeslagen of geopend binnen Microsoft Excel of Microsoft Word. Dit zou betekenen dat Microsoft Office alleen nodig is omdat bepaalde applicaties hier gebruik van maken. Microsoft Office 365 bevat hiervoor bepaalde plug-ins, zodat deze documenten rechtstreeks online worden aangemaakt.
De online werkplek van Simac
Applicatie-integratie en het feit dat voor bepaalde persona’s een online werkplek op basis van één oplossing niet voldoende is, is voor Simac reden geweest om een eigen cloud werkplekconcept in te richten.
Vanuit deze cloud oplossing worden applicaties centraal aangeboden, op basis van een werkplek portal. Deze portal is opgebouwd als een app store. Gebruikers krijgen de voor hen bestemde standaard applicaties aangeleverd en hebben de mogelijkheid om applicaties te kiezen waarmee zij hun werk effectiever kunnen uitvoeren. Het portaal is apparaat onafhankelijk opgezet en de toegang tot het portaal geschiedt via een internet browser.
Het aanbieden van applicaties via een web gebaseerde portal is niet nieuw. Het gaat in essentie om het samenbrengen van de applicaties vanuit één punt naar de gebruiker, met als doelstelling één uniforme toegang. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen verschillende types applicaties. Denk bijvoorbeeld aan web applicaties, cliënt/server applicaties en toegang tot bestanden en e-mail. Door te kiezen voor één uniforme toegang wordt een identieke gebruikerservaring aangeboden, ongeacht of de gebruiker op kantoor, thuis of onderweg werkzaam is. Andere sleutelelementen die een integraal onderdeel van de oplossing vormen zijn beheer, beschikbaarheid, snelheid en veiligheid. Deze elementen zijn allemaal meegenomen als onderdeel van de totaaloplossing.
Beheer van de werkplek uit de cloud
De keuze bij inrichting van een online werkplek wordt enerzijds bepaalt door techniek. Een ander belangrijk aspect is de organisatie rondom de online werkplek. Waar kunnen de medewerkers terecht voor ondersteuning en vragen? Beheer van de online werkplek is in feite niet van toepassing. Dit wordt namelijk geregeld door de aanbieder. Microsoft Office 365 garandeert een 99,9 procent beschikbaarheid en 24/7 support. Alleen, geen internetverbinding betekent geen toegang. Met wie moet de medewerker in zo een geval contact opnemen? De (Engelstalige) supportdesk van Microsoft of de internet provider?
Simac heeft jarenlang ervaring als het gaat om beheer van IT-omgevingen. Een servicedesk die als Single Point of Contact optreedt, zorgt ervoor dat een gebruiker één ingang heeft in geval van incidenten of wijzigingsverzoeken. Ook voor online diensten als Microsoft Office 365 en Google Apps kan Simac het beheer verzorgen. Dit varieert van eerstelijns support tot het aanmaken en verwijderen van gebruikers of het instellen van autorisaties.
Stof tot nadenken
Een belangrijk aspect bij de online werkplek is de opslag van data. Voor bijvoorbeeld Google geldt dat de opslag wereldwijd is. Het is onduidelijk wat Google doet met (door de gebruiker) verwijderde bestanden. Documenten verdwijnen in de 'cloud', met andere woorden: dossiers of documenten die gevoelige informatie bevatten staan op een niet nader te definiëren locatie. Voor Microsoft Office 365/OneDrive geldt dat duidelijk is waar de data zich bevindt. Voor Nederlandse gebruikers wordt de data opgeslagen in Europa. Deze data wordt beschermd door de Europese wetgeving en wordt niet toegankelijk gemaakt voor andere partijen.
Als antwoord op deze problematiek heeft Simac een eigen persoonlijke dataopslag dienst ontwikkeld. Simac Drive is gelijk aan de welbekende ‘Dropbox’-oplossing met als groot voordeel dat data op de storage omgeving van Simac is opgeslagen. Op deze wijze is de data controleer- en beheersbaar. De Simac Drive kan gekoppeld en geïntegreerd worden in onder andere Office 365.
Welke keuze maakt u?
De vraag is dus vooral: wat is de juiste keuze? In geval van een hybride oplossing rijst de vraag hoe allebei de oplossingen beheerd worden. Hoe blijven deze omgevingen up to date en compatibel met elkaar? Hoe zorgt u ervoor dat de gebruikerservaring hetzelfde is, ongeacht waar de data wordt opgeslagen?
Ongetwijfeld zijn er meer vragen! Het is belangrijk vooraf een goede architectuur neer te zetten. Persona’s ontwerpen is één, maar ook zaken als netwerk, toegang en internetverbinding zijn onderdelen van de keten die ervoor zorgen dat een online werkplek voor elke medewerker haalbaar wordt.
Meer weten over hoe de weg naar de werkplek uit de cloud eruit ziet? Download hier het e-book.
Lees ook
- Test: Is uw IT-omgeving geschikt voor het werken in de cloud?
- Online werken in de cloud: welke stappen worden vaak vergeten?
- Hoe verhoogt u de productiviteit met Office 365 en online samenwerken?
- Software-Defined Networking? Simac is uw partner!
- Agile werken: DELA en Simac werken samen aan één resultaat
Hallo, mijn naam is Ivo de Zeeuw. Ik werk ruim 32 jaar in de IT, waarbij ik altijd geïnteresseerd ben in toepasbaarheid van technologie binnen de business. Als senior sales consultant heb ik me gespecialiseerd op het gebied van servers, storage, virtualisatie, cloud services en informatie integratie en ontwikkel ik met collega’s nieuwe diensten. Mijn kennis en ervaring deel ik graag met u. Leest u mee?
